1、已拿到纸质火车票的用户：退票时要到火车站窗口办理。退票时，火车站工作人员在收取退票手续费的时候，同时会给用户一张退票手续费凭证，也就是用户所说的火车票退票手续费。但需要注意的是，退票时要携带购票时使用的有效的二代身份证原件；2、未取出纸质火车票的用户：需要凭购票时所使用的有效身份证件原件和网站在确认退票交易成功时提供的订单号码，在办理退票之日起10日内（含当日）到车站售票窗口索取。
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退票手续费报销凭证怎么获取
退票手续费报销凭证的获取方式如下：
1、在12306.cn网站或其APP办理退票后，旅客可在180天内凭原使用的有效身份证件原件到车站退票窗口索取退票报销凭证；
2、若在车站窗口办理退票，也需到车站售票窗口领取退票手续费报销凭证；
3、报销凭证是税前扣除的依据，用于证明退票事项；
4、一旦报销凭证丢失，将无法补开，因此需妥善保管。
退票手续费的报销流程：
1. 退票凭证获取：向航空公司或购票平台申请退票后，索取退票凭证或退票收据；
2. 退票手续费明细：确保退票凭证上明确显示了退票手续费的金额；
3. 报销申请：携带退票凭证向报销单位提交报销申请；
4. 报销审核：报销单位会对提交的退票凭证进行审核，确认费用的合理性；
5. 报销处理：审核通过后，报销单位将按照内部流程处理退票手续费的报销事宜。
综上所述，旅客在办理退票后，需凭有效身份证件原件到车站退票窗口或售票窗口领取退票手续费报销凭证，该凭证是税前扣除的依据，用于证明退票事项，且一旦丢失将无法补开，因此需妥善保管。
【法律依据】：
《铁路旅客运输规程》
第三十二条
旅客办理退票、申请退款后，铁路运输企业应当在7个工作日内办理完成退款手续，上述时间不含金融机构处理时间和旅客自身原因导致的时间延误。